タスク管理はTrelloがオススメ!仕事~プライベートまで使える活用術

トレロ活用術

あれもしなきゃ、これもしなきゃ……人生、タスクだらけです。頭の中だけで整理していると、忘れたり漏れがあったり。そんな経験ありませんか?

期日が迫っているもの、期日はないけど早めに手をつけたいこと、全く急ぎじゃ無いけど思いついたこと……

これら全てTrelloで“見える化”させて、ボードやカレンダーを使ってカードで一括管理してしまいましょう。

仕事はもちろん、プライベートのふんわりしたことまで、タスク管理はTrelloがオススメ!
フリーランス&多趣味な私が実際に行っている活用術をご紹介します。

Trelloって何?

トレロ

Trelloとはタスク管理に優れたウェブアプリケーションです。
ブラウザで使用することはもちろん、PC・スマホ共にアプリで使うことも可能です。

2011年に、Fog Creek Softwareが開発したアプリケーションで、現在はオーストラリアのアトラシアンが運営。オーストラリアのアプリケーションですが、日本語にも対応しているので全く問題なく使用できます。

個人でもチームでも利用することができ、カード型で作るタスクをドラッグで移動できたり、視覚的に分かりやすい管理が可能。
それぞれのタスクにはコメントを入れたり期日を設定したり、ファイルを添付することもできます。

基本的に無料で使えて、個人で使う場合はボード・リスト・カードは無制限に作ることができます
チーム利用でも、10ボードまで無料で作れます)

有料の場合はプランがあり、より強化された使い心地や無制限のチームボード、PowerUPという一部カスタマイズも無制限にできるように。

ただ、基本は個人で使うという場合は無料で十分。チーム利用も10ボードあれば問題ない方も多いはず。
チーム利用をこれから検討しているという人も、まずは無料で試してみると良いと思います。

背景を自由に変更できる

ボードはそれぞれの背景を、好きな色や写真に自由に選択できます。
自分好みにカスタマイズすることで、タスク整理も少し気分が上がりますよ◎

仕事などでTrelloを活用

「Web上の何でも屋さん」としてフリーランスで活動する私は「一社だけとやり取りする」ということはほとんど無く、複数のクライアントから同時にお仕事を受注することがしばしば。
また、一社の中でも複数の案件を担当させていただく……ということもしばしばあります。

さらに受注案件だけでなく、サイト・ブログ運営なども自分の大きな収入源のひとつ。
この辺りもタスク管理しているので、まとめて紹介しますね。

発行書類を管理!

私の場合は仕事の書類系が煩雑になりやすく、誰にどの書類を出せばいいのか(出しているのか)混乱してしまうことがあります。そんなときもTrelloは便利。

発行書類管理

書類系だけのタスクをまとめたボードを作り、発行する書類のリストを作成します。
「○会社:○案件」などのカードを作って、それを発行した書類リストにドラッグさせて使っています。

こうすることで、「この案件は今見積もりを出しているところなので発注待ち」とか「この案件は請求書を出しているところなので振込確認が必要」とか、さっと確認ができるようになりました。

細かい備考はそれぞれのカードの詳細やコメントにメモして、漏れなく管理ができます。

Web制作関連タスクを管理!

色々お仕事はありますが、今回は色々タスクが雑多になりやすい「Web制作関連タスク」を取りあげます。

web制作関連タスク管理

案件ごとにボードを作り、構成・デザイン・コーディング・本サーバアップなどのリストを作成し、私の場合はサイトのページごとで作業をする場合が多いので、ページごとにカードを作っています。
これで、今どのページに対してどんな作業が必要なのか、視覚的に分かるようになります。

詳細やコメントで、留意点などもメモできます。カードごとに把握できて非常に分かりやすいです。

タスク管理詳細メモ

それぞれのタスクで期日が異なるため、カードごとに期日管理。
PowerUP(設定カスタマイズ)のカレンダー機能を使うとカレンダー表示になるため、期日がより分かりやすくなります。

トレロカレンダー表示

PowerUPは無料ユーザーでも各ボードに対して1つまで追加することができます
追加は各ボードの「ボードメニュー」から「Power-UP」を選び、「カレンダー」で検索すると出てきますよ。

ボードメニューからパワーアップ

ブログごとにネタ管理!

続いてブログやサイト運営に関しての活用術。

ブログ等は基本的に頻繁に更新した方がよいものですが、私の場合は頻度よりも長く続けることを意識しているため、期日は設けていません。なので、単純に「ネタ管理」としてだけ使っています。

ブログネタ管理

ブログ用のボードを一つ作り、複数運営しているブログをそれぞれリストにし、ネタを思いついたらカードに記入。記事を書いたら、そのネタカードはアーカイブしていきます。

私はスマホ&PCにそれぞれアプリを入れているため、PCで作業中に思いついたらすぐネタをメモ。外出先でも何か思いついたらスマホでメモ。TVを見ながら、本を読みながら、友達と話しながら……何かアイディアが浮かんだりしたらすぐにメモをしています。

PC版・スマホ版アプリやブラウザの情報はリアルタイム同期されるため、こういった「メモ」としての活用も非常に便利です。

プライベートでTrelloを活用

仕事以外でもTrelloは活躍。

無料でもボード・リスト・カードは無制限で使えますから、せっかくなのでたくさん活用しましょう。

チームボードでお買い物リスト

私がプライベートで一番活用しているのはお買い物リストとして。
「これがなくなった」「これが欲しい」と気づいた時にメモすると、買い忘れを防げるのでとっても便利。
パーソナルボードで使うのも◎なのですが、私は同居しているパートナーとチームボードで管理しています。必要なもの・欲しいものをリアルタイムに共有できます。

買い物リストもトレロで管理

※画像は紹介用にパーソナルボードのものです。

外出中に急遽お店に立ち寄るときなど、わざわざ「何かいるものある?」という連絡いらずで必要なものを購入できて非常に楽ですよ。

私は「すぐに欲しいもの」「在庫が切れたもの(急ぎではないもの)」「あると嬉しいもの」などのリストを作ってメモしています。すぐに必要ないものも、割引がきく日にまとめて購入することがあるので、ちょっとしたことでもメモしておくと忘れずに済みます。

行きたいところ・やりたいことリスト

こちらもパーソナルボードでも友人・恋人・家族などと共有してもOK。「行きたいところ」「やりたいこと」のリストメモとして活用します。

やりたいことリスト

ちょっとした希望でもメモしておくと、いざ「どこかお出かけしようか」となったときの候補になり、スムーズに計画が進みます。
こういったポジティブな計画はメモしている段階でも既に楽しめますし、共有すると話題にもなりますね。

新しくできたお店、TVで紹介されたスポット、観たい映画、食べたいもの……

それぞれのカードの詳細にURLや詳細など書いたり、「ここ私も行きたい!」なんてコメントでやり取りするのも楽しいです。

ゲームメモ

私はゲームが趣味なんですが、ゲームのメモもTrelloを使ってすることも。

趣味もトレロでわかりやすく

主にトロフィー・実績などのコンプを狙っている時に使っています。
複数あって頭の中で覚えるのが難しいものは全部メモ。回収したアイテムカードはアーカイブしてスッキリ。リストを0にすることを目指しながら、残ったものの収集を目指します。

Trelloは無制限にボードやリストが作れるから、このように重要ではないちょっとしたことでも1ボード贅沢に使えます

その他の細々したプライベートタスクもまるごと管理!

他にもプライベートでも、細々したタスクってたくさんありますよね。
私は大枠で分けられないものは全部ひとつ細々タスク用の「プライベートタスク」というボードを作り、そこで管理しています。

友人の結婚式のメッセージ作成、同窓会などの出欠連絡締切日、キャンペーン応募締日……
それぞれに期日を入れることもできるので、大変便利です。

引越し時は住所変更リストも作成しました。クレジットカードや様々な会員情報、いろんな場面で住所変更の手続きが必要になりますよね。
Trelloはドラッグで簡単に移動させることできるため、「済みリスト」を作成し、あえて完了したものをアーカイブしないで変更→移動という形で使っていました。
そうすることによって後から「これって手続き終わってたっけ?」という確認も視覚的に分かるからです。

まとめ

以上、私のTrello活用術の一部を紹介しました。

Trelloの使い方は人によってそれぞれ。「正解の使い方」はありません。自分が使いやすい方法こそが正解です。
私は現状、上記でご紹介した方法が一番ですが、今後よりよい使い方を見つけてアップデートをするかもしれません。

みなさんも色々試してみて、自分が一番使いやすいタスク管理方法を探してみてくださいね。